Hvem er vi og hvor skal vi hen? Når du vælger kommunikationsbureau, så lægger du ofte noget af hjerteblodet i hænderne på en ven, du endnu ikke har mødt. Og har du ikke ressourcer som ZOO, kan det være en tung proces at finde det rigtige match. Her kommer et par gode råd fra et bureau.
Da ZOO sidste år skulle vælge nyt bureau, fandt de på en ny tilgang, der måske var forfriskende, men også var kævende fra begge sider. De lavede en fuldstændig åben pitch, hvor alle kunne byde ind, hvilket resulterede i over 100 henvendelser til spørgerunden og 55 bureauer, der bød ind på skriftlig præ-kvalifikation, hvorefter fire bureauer blev valgt til den endelige pitch.
Sådan slap ZOO for kaffemøder, scrolling gennem gamle kontakter og endeløse søgninger på hjemmesider, der alle lover guld og grønne skove. Til gengæld skulle de gennem 55 skriftlige “ansøgninger” og ikke mindst; 55 bureauer brugte tid og ressourcer på dette (det er immervæk også en del frugtesløse mandetimer). Det skal til ZOOs ære siges, at de tre bureauer, der ikke vandt i den endelige pitch faktisk modtog betaling for at være med!
Men hvad nu hvis du ikke har et budget på +4 millioner til din kampagne, du ikke har tid til at gennemlæse 55 ansøgninger, men alligevel står og mangler et godt bureau?
Her kommer de største fejl/bedste forberedelser, du kan lave - set med bureauøjne:
1. Hvorfor
Find ud af, hvorfor du gerne vil have et bureau og ikke mindst, hvad dine forventninger er: Skal der være fokus på det kreative? Er det hænder og fødder eller strategiske tænkere, I mangler? Skal I bruge en daglig partner eller en lejlighedsvis rådgiver eller kampagnemager? Og ikke mindst skal du have styr på om du har mandat og opbakning i organisationen. Hvilke formellemed-beslutningstagere har du internt, og er der andre med indflydelse, som kommer til at have en mening i processen? For de personer skal helst være på linje med dit “hvorfor.” Der er nemlig ikke noget der giver mudder og uklarhed, som at skifte spor midt i processen.
2. Briefen
Lav en ordentlig brief! Som bureau er vi ret ligeglade med boilerplate-tekster, der fortæller, hvor herlig og revolutionerende virksomhed, vi har med at gøre. Vi vil faktisk meget hellere høre om, hvad problemerne og udfordringerne er, og hvor det gør rigtig ondt. Det er jo det, du gerne vil have hjælp til. Gør det konkret og kort, for hverken du eller bureauet behøver pakke hele virksomheden ind i ny cellofan, for at give en fornemmelse af, hvad bureauet kan. Og endelig - vær åben og realistisk med budgettet. Det sætter nemlig rammen for ambitionerne og virkemidlerne. Hverken du eller bureauet er tjent med at få fremlagt fantastiske og kreative ideer, der aldrig bliver til noget fordi de sprænger budgettet. Og så er en budget indikation jo også et commitment fra bureauets side i forhold til, hvad de lover dig. I sidste ende har du som minimum brug for et bureau, som kan være “on time, on budget.”
3. Jagten
Hvis du ikke er til at slå din bureau-jagt op helt åbent, så er det også en disciplin, at finde frem til de bureauer, du gerne vil invitere indenfor. Den del er jo vanskelig at kloge os på, her fra denne side af bordet. Men vi kan da give to idéer videre: Det ville faktisk være helt ok (i hvert fald hos os) at blive spurgt til råds, også selv om vi ikke selv blev inviteret. Så ring da til et par bureauer og hør, hvilke de vil anbefale.
Det er også et tip, at tage referencer hos de bureauer du synes ser interessante ud. Sjovt nok har vi aldrig gennem hele karrieren på mange bureauer oplevet, at der blev spurgt til kundereferencer upfront. Men hvorfor ikke spørge: “I ser ud som et spændende bureau, må jeg få en kundereference, jeg kan ringe op og høre om, hvordan I er at arbejde med i det daglige?”
4. Kemitjekket
Når du har fundet din shortlist, så vil vi anbefale, at mødes - ikke på mail og ikke på videokald. Få en fornemmelse af om kemien faktisk passer - og ikke mindst, vær opmærksom på, om bureauet stiller de rigtige spørgsmål. Her finder du også ud af om bureauet reelt er nysgerrige efter, hvem I er, og hvad jeres udfordringer består i, og ikke kun er optagede af at fortælle begejstrede om egne tidligere successer. Efter mødet så tjek efter: Fik i pludselig en ny ide sammen? Blev du inspireret? Grinede I sammen? Hvordan fungerede de som et team? Mødte du dem du faktisk kommer til at arbejde med i det daglige? Følte du dig tryg?
Alt for mange sender blot deres RFP på mail uden et møde - og de indkomne forslag bliver derefter. Det kan godt være du synes, det tager tid - men du skal måske arbejde sammen med de her mennesker en del år frem i tiden. Og så slipper du for alle de opklarende spørgsmål på mail jo…
5. Testen
I sidste ende får du 3 eller måske 5 forslag til, hvordan din brief løses. Der er sikkert mange af besvarelserne, der ligner hinanden i form og indledning. Vi er alle gode sælgere, der nok skal få selv den mindste kunderelation til at fremstå med lys og glitter på. Så det er helt sikkert aldrig let, at vælge mellem de 2-3 bedste. Så hvorfor ikke teste dem af? Så godt som ingen tyr til denne metode - og set fra vores side, så undrer det. Der må være 2-3 mindre og begrænsede opgaver, der umiddelbart trænger til at blive løst og som giver dig mulighed for at se, hvordan dit potentielle bureau performer i praksis. Blot et simpelt stykke tekstarbejde kan afsløre meget om bureauets måde at arbejde på. Så længe du er åben og ærlig omkring processen, så burde det være muligt at foretage denne lakmustest.
Det var de fem gode råd. Og husk, selvom der selvfølgelig - også her - findes supersælgere i laksko, der lover dig hele verden, men i virkeligheden har indstillingen “take the money and run”, ja, så vil langt de fleste bureauer også helst indgå et samarbejde, der forhåbentlig varer længe og som udvikler begge parter.